Set@n vous assiste dans la reprise numérique de vos documents RH
Diagnostic : Evaluer la stratégie de reprise documentaire
- Analyse des dossiers par échantillonnage
- Interviews des différents profils d’utilisateurs
- Analyse des thématiques documentaires RH
- Recensement des documents
- Validation de la stratégie d’archivage
- Constitution du dossier de procédures personnalisé
Tri : préparer les documents à numériser
- Sur site, sans sortie de documents confidentiels,
- Formation des opérateurs au contexte de l’entreprise
- Extraction des documents de chaque dossier
- Tri et regroupement des documents par typologie conformément au diagnostic
- Préparation, désagraffage, horodatage éventuel des documents
- Insertion des identificateurs code à barres
- Traitement des cas particuliers et des éventuelles anomalies par les experts superviseurs
Numérisation : piloter les opérations de numérisation :
Numérisation prise en charge directement par SET@N, sur site :
- Mise à disposition des fichiers des documents numérisés indexés en conformité avec le plan de classement
Ou par un Tiers Numérisateur choisi par le Client :
- Gestion et contrôle des vacations des lots de documents
- Remise en place des dossiers papier numérisés
On going : pérenniser la solution d’archivage :
- Evaluation périodique de l’efficacité opérationnelle de la solution
- Complétude de la base documentaire
- Cohérence au plan de classement
- Intégration des nouveaux documents
- Prise en compte des évolutions du SI et de l’organisation RH
Les points clés de notre démarche :
- L’approche métier RH dans les processus techniques de dématérialisation
- La connaissance des principaux SAE RH du marché
- Le diagnostic préalable des pratiques documentaires RH passées et présentes de l’entreprise, afin de définir une démarche appropriée de traitement des dossiers du personnel (numérisation, conservation, destruction) et la constitution d’un SAE opérationnel et efficient
- La prise en charge d’un tri raisonné et sélectif de vos archives de documents RH :
- Sur site
- En tenant compte de la nature des documents conservés, des durées légales de conservation, des usages et du contexte de l’entreprise…
- … et de la gestion du risque
- Le pilotage opérationnel et la supervision quotidienne des opérations de tri, de classement et de numérisation, par des experts du domaine
- La mise à disposition des ressources nécessaires à la réalisation de l’ensemble des opérations
- La prise en charge optionnelle des opérations récurrentes de chargement des documents RH à l’issue du démarrage opérationnel de la solution SAE